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トヨタの「改善」というワードを聞いたことはありますか?
実は改善は海外でもそのまま「Kaizen」と表現されるほど
現在は世界規模で取り組まれていることです。
 
今回はトヨタ出身のコンサルタントである渡邉英理奈さんに
「Kaizen」をテーマに記載いただきました。
渡邉さんは「トヨタ社員だけが知っている超効率仕事術」という本を
最近執筆しました。
 
この記事が皆様の仕事の参考になれば幸いです。
 

渡邉さんから一言

皆様、はじめまして。
トヨタ流の業務効率化・仕組み化のコンサルタントをしております
渡邉英理奈と申します。
 
皆様の会社では社員のミスややり直しが減らない
効率の悪い仕事の仕方を何とかしたいというお悩みはありませんか?
 
私のクライアントさんの多くは
このようなお悩みを持つ方が多く
これを解決することで
利益率が大幅にアップしたり
人手不足が解消したり
コストが削減されたりという結果が出ています。
 
どうやったら解決できるのか。
その解決方法は経営者にとって必須の方法です。
その方法についてご説明させていただきます。
 

ミスや、やり直しが起こるのは社員のせいだと思っていませんか?

私のクライアントさんで
LEDのレンタル会社を経営している方の
相談内容を例としてご紹介します。
 
「単純な数え間違い
発注間違いで月20件以上やり直しが発生している。
やり直しの度に日本全国の現場に再度出張に行って
電気の数を数え直している。
そのせいで本来ならこなせるはずの仕事量をこなせていない。
さらに、顧客にも不信感を与え
こちらも出張コストや人件費のムダも発生している。
これを何とかしたい」
 
同様の相談を多くいただきます。
そして、クライアントの方々は皆
こうもおっしゃいます。
 
「何度も気を付けるように注意している。
それでも全く状況は改善しない。
正直、社員のやる気や能力の低さが原因で
人を入れ替えるしか対策はないのではないかと考えている。
でも、優秀な人材なんて見つからないから本当に困っている」と。
 
皆様も同じような悩みを持っていたり
同じように考えたことはありませんか?
しかし、残念ながらこの考えでは状況は改善しません。
なぜなら、そもそも、本人の能力や裁量に頼るその考えが間違っているからです。
 

人を責めるな、仕組みを責めろ!

トヨタでは世界で約31万人の人が働いています。
そこで働く人は、熟練の匠もいれば
最近入ったばかりの期間従業員もいます。
 
南アフリカ人、ブラジル人、中国人など人種も様々です。
これだけ多種多様な人がいると決して
能力が高く、やる気もある人材ばかりとは言えません。
 
しかし、トヨタではいつでも、どこでも、だれがやっても
常に高い品質のクルマを生産し続けています。
 
それはなぜ可能なのか。
その方法こそが、トヨタの強さの秘密であり、皆様の会社にも必要な方法です。
その方法とは、「仕組み化」です。
 
トヨタではいつでも、どこでも、だれがやっても
常に高い品質のクルマを生産し続けるために
ミスを起こさないために
そして、効率良く仕事を進めるために
あらゆる仕事や作業の仕組みを作っています。
 
人がミスをしてしまうのは、その人が悪いのではなく
ミスをしないような仕組みがないことが悪いと言います。
 
「人を責めるな、仕組みを責めろ!」
という言葉にそれが表されています。
 
仕組みというと
大掛かりな装置やシステムの導入をイメージされるかもしれませんが
それは全く違います。
 
トヨタではお金がかからない方法で仕組みを作ります。
例えば、ミスやムダの起こらないマニュアルを作ることも
「仕組み化」の一つです。
 
その他にも、段ボールや手近な道具、Excelなど
既にあるものを使って仕組みを作ります。
基本的にコストは0円でやります。
つまり、裏を返せば
資金などは必要ないのでどんな会社でも同じことができるのです。
 
例えば、先のLEDレンタル会社のクライアントさんでは
社員のミスは
電気を数える順番や図面への記入の仕方に問題があることを突き止め
効率よく、しかもミスが起こらないプロセスを作り出し
それをマニュアル化し
全員に教育をすることで
ミスの件数を月平均20件⇒3件と劇的に改善しました。
 
また、システム会社のクライアントさんの例では
システム開発中のエラーが月平均20件出ており
その対応に追われ、人手が足りず
月80万円かけてプログラマーを外注していました。
そこで、エラーのパターンを突き止め
間違ったコードを入れるとメッセージが表示され
次に進めないように仕組み化しました。
その結果エラーが月5件まで減り
外注のプログラマーを雇わなくて済むようになりました。
 
このように、仕組みを作ることで
その場しのぎではなく、継続的に
しかも誰がやっても良い品質の仕事の成果を出すことができるようになります。
そして、その結果、コストを削減できたり
人を増やさなくても対応できる件数が増えるなどして
利益を拡大することができるのです。
 
これこそが、トヨタが常に良い品質を出しながら
利益も拡大し続けている秘訣です。
 

最後に

この仕組みを作るためには
なぜミスが起こってしまうのか
なぜ効率が悪いのか、それらをじっくり考え
その原因を突き止め、仕組みを作る必要があります。
皆様自身が、問題と向き合い
解決しなくてはいけません。
だから、トヨタでは社長になっても
必ず現場に足を運びます。
 
そうした問題の解決方法
仕組みの作り方にはトヨタ独自のメソッドがあります。
それを全従業員必須の研修にして教えています。
 
私はそのメソッドを
全世界のトヨタで教えるだけでなく
テキストを執筆したり
研修自体の企画もしておりました。
 
今ではそのメソッドをクライアントさんに教え
一緒に問題を解決したり
マニュアルなどの仕組みを作ったりしています。
 
本気で社内を改善したい方のために
「のむら会計からの紹介」と言っていただければ
御社の状況をヒアリングし
それに合わせた解決方法をご提案する
60分の個別相談を無料とさせていただきます。
 
お気軽にご連絡ください!
弊社HP:https://watanabeerina.com
 

まとめ

改善をテーマに渡邉さんに記載いただきましたが
いかがでしたでしょうか?

人手不足がどの会社からも聞こえてきますが
そもそもの効率化、業務改善で解消する部分もありますので
ぜひこの記事を参考に
業務改善に取り組んでいただければと思います。

この記事を書いた人

野村 篤史税理士法人のむら会計 代表(公認会計士・税理士)
金沢で50年続いている会計事務所、税理士法人のむら会計を運営。
ITの知識・金融機関監査の経験を生かし
普通の税理士事務所+αのサービスを提供。

【著書・掲載実績】
図解でざっくり会計シリーズ2 退職給付会計の仕組み(中央経済社)
賢い節税で会社を強くする方法教えます(月刊経理ウーマン 特集ページ) 
失敗しない「税理士」選びーここがポイントだ!!(月刊経理ウーマン 特集ページ) 
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