電子取引データの保存。全事業者が対応が必要

こんにちは。石川県金沢市にある税理士法人のむら会計、公認会計士・税理士の野村です。

令和6年1月1日から、「電子取引データの保存」について、全ての事業者が法律に定められた対応が必要となることをご存じでしょうか？

実はこの法律、令和4年1月1日から施行されるはずだったのですが、あまりに経営者に知られておらず、必要な対応も多いことから、2年間、適用が実質的に伸ばされました。

対象となる「電子データ」は？

「紙でやりとりしていた場合に保存が必要な情報が含まれる電子データ」が今回の法律に従った保存が必要となります。

具体的には、請求書、領収書、契約書、見積書などを、紙でなく電子データで受け取った場合、また、送付した場合に対象となります。

さらに踏み込むと、例えば、電子メールの本文や添付ファイルで請求書に相当する情報のやり取りをした場合。また、AmazonなどWEB上で行った備品の購入に関する領収書に相当する情報がサイト上のみ表示される場合に対象となります。

どのように保存する必要があるのか？

主に2つの事項に留意して保存する必要があり

（1）改ざん防止のための措置をとる
（2）「日付・金額・取引先」で検索できるようにする

この2つに気をつけて電子データを保存する必要があります。

（1）改ざん防止のための措置とは？

改ざん防止のための措置とは、具体的にどんな内容か。
主に3つの手法があります。

＜①タイムスタンプの付与＞

あまり聞き慣れないワードですが
「ある時刻にその電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術」
をタイムスタンプといいます。

専門のシステムを使うことで対処ができ、現状無料のシステムとしては「マネーフォワード　クラウドBOX」などのシステムにデータを格納することで、タイムスタンプの付与ができ、改ざん防止のための措置ができます。

＜②履歴が残るシステムで授受・保存＞

例えばGoogle DriveやDropboxなど、クラウドストレージに保存すると、編集履歴が残るため、改ざん防止のための措置ができます。

既にクラウドストレージを使っている方には有力な選択肢かと。

＜③改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る＞

①②のようにシステムを使わなくても事務処理規程を定めて守る、という方法もあります。

管理責任者、電子取引の範囲、保存期間、対象データ、運用体制、訂正削除を行う場合の申請書の内容等を定めます。

実務的に手間なのは、「訂正削除を行う場合の申請書」への対応かと。それを除けば、システム費がかからない方法として使えます。ただし①②のシステムを使う方法だと、訂正削除が自動的に記録されるため、コストはかかりますが、手間がかからない手法といえます。

具体的な規定は国税庁がサンプルを出しているため、以下をご確認ください。

事務処理規程のサンプル

（2）「日付・金額・取引先」で検索できるようにする方法は？

続いて「日付・金額・取引先」で検索できる方法は、以下3つの方法があります。

＜① 専用システムに格納する＞

先ほど名前を出した「マネーフォワード　クラウドBOX」では、ファイルを格納する時に必ず「日付・金額・取引先」の登録が必要となります。格納時に登録するため、検索も可能となる、という仕組みとなっています。

＜②ファイル名に「日付・金額・取引先」を書く＞

アナログな対応となりますが、ファイル名自体に「日付・金額・取引先」を記載する方法もあります。

一つ一つ、ファイル名を編集する必要がありますが、システムを使わなくてもできて、フォルダの検索機能を活用できるようにする方法です。

＜③Excelファイルで索引簿を作成する＞

表計算ソフトで索引簿を作成しておくことで、表計算ソフト等の機能を使って検索する方法です。

ファイル名自体を編集していくよりは、時間はかからなそうではありますが、索引簿に記載の連番と、実際のファイル名を一致させるなどの処理は必要となるので、やはり手間がかかる方法です。

違反したらどうなるのか？

一通りルールを記載しましたが、ルールに沿わず違反した場合はどうなるか。

「青色申告取消しをされる可能性がある」というのが罰則です。

青色申告とは何かというと「過去の赤字と当期の黒字を相殺して税金を払える」「30万未満の資産を購入しても、すぐに経費化できる」など、ちゃんとした経理体制をとっていることで優遇される特典のことをいいます。

例えば99％ルールに従ったが1％従わなかったものがあったからといって、青色申告取消にはなりませんが、全てルールを無視すると、青色申告取消となるか、税務調査時に納税者に不利な交渉材料として使われることが想定されます。

そのため、ある程度の対応は必要となるのが結論です。

まとめ

結局、何をどうしたらいいか。

オススメとしては

「令和6年以降、電子取引データは、Google Drive等のクラウドストレージに格納し、時間があるタイミングで命名規則を整える」という対応です。

弊社の顧問先には、一定の容量まで無料のGoogle Driveの保存スペースを提供できますので、そのスペースを使って、徐々に体制を整えていきましょう。

また、石川県で、電子取引データの保存方法に悩んでいる方は、石川県金沢市にある当税理士法人にお声がけください。
税金だけでなく、ITやファイナンスに強い若手公認会計士・税理士が、あなたのビジネスの発展のサポートをさせていただきます。