忙しい社長必見。売上の上がるタイムマネジメント

こんにちは。石川県金沢市にある税理士法人のむら会計、公認会計士・税理士の野村です。

経営者はいつも忙しく、常に自身の事業のことを考えています。
それでも全てやりたいことができず「忙しくてできませんでした…」という言葉を聞くのはよくある話です。
しかし、1日が２４時間なのは誰でも同じ条件で、その中でも成果を出す人と出さない人がいます。

その違いを、有名なフレームワークを基に、事例も入れてイメージしやすいように記載できればと思います。

時間管理のマトリックス

「７つの習慣」という本はご存じでしょうか？
スティーブン・Ｒ・コヴィー博士が書いたビジネス書で、全世界で2,000万部を超える売上を上げています。
著書の中で一番有名ともいえるのが「時間管理のマトリックス」です。

「時間管理のマトリックス」は，時間を割くべきタスクについて
重要度と緊急度の有無に応じて４つに分類するフレームワークです。
縦軸に「重要・重要でない」、横軸に「緊急・緊急でない」を設定すると
以下の4つの領域が出来上がります。

第一領域：重要である×緊急である

第二領域：重要である×緊急ではない

第三領域：重要ではない×緊急である

第四領域：重要ではない×緊急ではない

先に結論からいうと、「時間管理のマトリックス」によるタイムマネジメントの肝は
重要ではない第３領域及び第４領域を無くし，第２領域をできる限り拡大していって
その結果として第１領域も可能な限り圧縮させることにあります。

重要でない仕事を無くしていく

第４領域の仕事をなくしていくのは言わずもがなですが
第３領域の仕事が意外に多くありませんか？

私は経営者になって「いらない情報が無限に送られてくる」という感覚を覚えました。
一度名刺交換しただけで勝手に送られてくる郵便物やメールマガジン。
名刺交換すらしていなくても営業電話が日々かかってきます。

また、会社の業務でも紙とデータで同じことを2重にして、意味があるの？と思う仕事が自社でも多かったです。
それらを「営業の電話は取次しないように」と職員にお願いしたり
郵便やメールは即捨てる、業務フローを変えて2重の仕事をなるべくなくすように変えていきました。
重要でない仕事を無くす作業です。

重要で、緊急性がない仕事の時間を強制的に確保する

次に、第１領域と第２領域はどちらも重要なのですが
何も意識しないと「重要×緊急」の第１領域をするだけで日々が過ぎています。
なぜなら先に緊急性がある仕事をしないと業務がまわらなく
また、「仕事は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」から。
これは「パーキンソンの法則」と言われるものですが、実体験でもそう感じます。
結果、私自身もそうなりがちですが、第２領域の時間がゼロという経営者もいらっしゃるかと。

第２領域の時間は経営者にとって
将来のビジョンや人材育成、経営戦略を考えるなど「会社の未来を作る時間」です。
１日の仕事時間の9割を「会社の未来を作ること」に使っている経営者と
１割を使っている経営者、どちらが将来売上を上げる可能性が高いでしょうか？
当然、前者の方が可能性が高いです。