チャットワーク。無料から使えて業務効率アップ

こんにちは。石川県金沢市にある税理士法人のむら会計、公認会計士・税理士の野村です。

今回は弊社で実際に導入しているITツール、チャットワークのご紹介をします。
大企業であれば高額な自社にカスタマイズされた最適なツールを使えばよいのです。
私の前職は従業員数が４０００人いる、巨大組織。
やはり自社にカスタマイズされた高額なITツールを使っていました。

しかし中小企業は事情が違います。
「そもそも設備投資にそんなお金をかけられない。」
「お金をかけたけど効果がなかったらと思うと不安」
など悩みは尽きません。

弊社のクライアントの中心層は従業員１０名前後で
ちょうど私の事務所も１０名前後。
同じような規模で導入したツールですので
皆様の参考になれば幸いです。

チャットワークとは

スマホアプリのLINEは使ったことがありますか？
チャットワークは一言で言うと「ビジネス版のLINE」です。

ある程度の年齢以下になると
LINEがコミュニケーションツールのメインで
「メールアドレスの交換」というのは
私はプライベートでここ数年していません。

なぜLINEが流行ったか。

・メールと違い長文が不要で、１問１答ができるため、読み手は読みやすく、書き手も気楽に書ける。

・グループを作ればメールと違って宛名やCCを毎回確認することなく情報共有できる。

・無料で使える。

などがあげられます。
すごく便利なため、ビジネスでも使えないか、と前から思っていましたがいくつか弱点もあります。

・既読機能によるプレッシャー。

・過去のメッセージが検索できない。

・メッセージを誤って送った場合、修正ができない。

LINEの長所を生かし、弱点が補強されているのがチャットワークです。
「既読のプレッシャーなく」「過去のメッセージ検索が可能」「誤送信の修正がきく」という代物です。
さらに長所はLINEと同様ですので無料で使えます。

また、LINEはスマホがメインですが、チャットワークはPCがメインで使えるのもビジネスに向いています。

 

使用事例

弊社で実際に使っている用途としては

① クライアントとグループチャットを作り、メールより簡単でスピーディーにコミュニケーションをとる。

② 社内では議事録をチャットワーク上でとり、成功事例、失敗事例を共有して仕事の質を上げる

という用途に使用しています。

通常、メールや電話だとクライアントと職員の１対１になってしまうのですが
チャットワークを使っていただければ、私も目を通すことができて
業務の質の均一化が図れます。

また「色々お願いされたけど、結局何をすればいいんだっけ？」
とよくありがちな疑問も
チャットワーク上の「タスク」という機能で、お願いしている事項が明確になります。

実は社内向けの効果も大きく
導入前は弊社でも
「隣の人がどんな仕事を日頃していて、どんな悩みを持っているかわからない」
という状態だったのですが
導入後は情報共有が図れて
過去に類似の事例があったら職員間で相談がしやすくなったというメリットがあります。

まとめ

「口頭でコミュニケーションをとればいい」とよくいいますが
実際は難しいと思いませんか？

口頭の場合

① まずその場に相手がいる必要がある。

② 相手の作業を止めてもらう必要がある。

③ 話した履歴が残らず、相手から忘れる可能性がある。

などいくつもハードルがあります。
もちろんチャットワークが全てを解決し
全くデメリットがないツールかと言われたら、そうではありません。

しかし、業務効率を上げ
コミュニケーションをよくするツールの一つとして導入を検討されてはいかがでしょうか？