Dropboxで安全簡単にファイル共有

こんにちは。石川県金沢市にある税理士法人のむら会計、公認会計士・税理士の野村です。

「Dropbox」という名前を聞いたことはありますか？
知っている方には当たり前で
今更感があるかもしれませんが
弊社の従業員に１年ほど前に話しを聞くと
使用率は２割くらいでした。
世の中的にもDropboxのような仕組みの普及率は２５％程度のようです。

最近、お客様でも使う方が増えてきて
資料のやり取りの効率化に繋がっています。
オススメできるツールですので
今まで使ったことがない方にも興味を持ってもらえればと思い
今回取り上げます。

１．ファイルを安全に保管

Dropboxは
「インターネット上にファイルを保管する
＝クラウドストレージ」
という仕組みです。

iPhoneを使っている方なら
iCloudに自動的に写真が保存されるのを
経験したことがあるかと。

iCloudは
写真や動画を保管するのに強いツールですが
Dropboxは
WordやExcelなどビジネス上で使うファイルを
保管するのに強いツールです。

ファイルはインターネット上に保管されるので
仮にPCが故障しても
インターネットからファイルを取り出せば
簡単に復元できます。

また、昔は苦労した
PCを買い換えた際のデータの引っ越しも
全く苦になりません。

① まず、PCにDropboxのアプリをインストール。
② 保管したいファイルをDropboxフォルダにドラック＆ドロップ。

これだけで
簡単にDropboxにファイル保管が可能です。

色々と同じようなツールはありますが
大きなメリットは
「新しいツールならではの操作方法が少なく、直感的に操作できる」
というところにあります。

２．どこからでもファイルにアクセス

Dropboxにファイルを保存すれば
Dropboxアプリを入れている
PC,スマートフォン、タブレットなど
どんな端末からもファイルを開けます。

ファイルを更新した際も
すべての端末で自動で最新の状態になるよう設定されています。

私の場合
事務所、家のリビング、寝室と
３箇所にPCを置いているので
そのPCすべてにDropboxを入れて
いつでも最新のデータで仕事ができるようにしています。

また、PCで検索して見つけた資料を
PDF化しDropboxに保管。
iPadでDropbox経由でPDFを開き
メモを書き込む、ということも可能です。

３．大容量ファイルを送信、共有

Dropboxのような仕組みがない時は
メールでファイルを送信することが一般的でした。

しかし、メールだと大容量のファイルが送受信できず苦労することも。
また、「このフォルダのファイルをすべて共有したい」というタイミングでもメールは一手間入ります。

それがDropboxだと簡単にファイル共有ができます。

① Dropboxフォルダにアクセスして
共有したいファイルまたはフォルダを探す。

② ファイルを右クリックして
「Dropboxリンクをコピー」をクリックするとリンクがコピーされる。
メール、LINEなどでリンクを貼り送信。

これで、Dropboxを使ったことがない方にも
簡単にファイル、フォルダを共有することができます。
もし継続的に同じフォルダでデータをやり取りする場合
例えば、会計事務所との資料のやり取りを共通のフォルダで行う場合は

① Dropboxアプリを自分、相手の両者で使っていることを確認。
② Dropboxフォルダにアクセスして、共有したいファイルまたはフォルダを探す。
③ ファイルを右クリックして「共有」をクリックし、共有相手のメールアドレスを入力。

こうすれば、自分、相手の双方が
同じフォルダ、ファイルにアクセスできるようになります。
メールを送るという作業でなく
「Dropboxにファイルを入れる」という作業だけで
資料のやり取りが完結します。

まとめ

Dropboxについて
サラリーマン時代は私も使っておらず
独立してから
「いつでもどこでも最新のデータで仕事ができれば」という思いから
使うようになりました。

無料プランからはじめられるのですが
今では有料版に変更し、ヘビーユーズしています。

数あるITツールの中でも効果が高く
かつ、操作が簡単というメリットがありますので
ぜひ試してみてください。