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領収書がないけどお金を支出するケースはありませんか?
例えば冠婚葬祭のお祝儀や香典など。

領収書がない

他には、公共交通機関に電子マネーで乗った場合や
割り勘で支出した飲食店の交際費もあるかと思います。

原則として領収書がないと経費として認められませんが
条件さえ整えてあげれば例外的に経費にできるため、その方法をまとめました。

1.冠婚葬祭のお祝儀やお香典

領収書が出ないケースの代表格です。
この場合は、お礼状などをとっておき、「¥10,000」などと
お礼状に書いて保管しておきます。

お礼状

そうすれば、万が一税務調査があった際も証拠書類があるため
経費として認められることがほとんどです。

インターネットを見ていると、出金伝票を書くことが必須のような記載もありますが
実務上は「お礼状に出金額をメモ」さえしておけば
99%経費と認められます。

但し、出金額は本当に出金した額を書くようにしましょう。
あまり常識的でない額を書くと税務署から疑われ
場合によっては、出金先に問い合わせがいき、迷惑がかかることになりますので。

2.公共交通機関

電子マネーを使い公共交通機関に乗った場合も領収書が出ません。
チャージした額をそのまま経費にしたいところですが
チャージ額でなく、「実際に出金額」を経費にするのが本来認められた方法です。

経費にする際には、以下の方法があります。

①電子マネーの履歴を打出し証拠書類を作る

②Excelで出発地、到着地、金額など一覧にした自社フォームを作成する。

①は駅の券売機か、インターネットのサービスで出力できます。
スイカ

②は各社で独自のフォームを作り運用しているところがほとんどです。

交通費清算

②ですと自社で作ったフォームのため信頼性が薄く感じますが
金額さえあっていて、継続的に運用されていればちゃんと経費と認められるため安心してください。

3.割り勘で支出した飲食店の交際費

原則として、経費にするには領収書の保管が必要ですが
付き合いの関係で割り勘で領収書をもらえないケースもあるかと思います。

そんな時は飲食店のショップカード、名刺などを店で入手しておき
「日付、取引先名、人数、出金額」をメモしておきましょう。
常識的な出金回数と金額であれば、税務調査があっても認められるケースがほとんどかと思います。

ショップカード

但し、調査で疑われた場合は店や一緒に飲食した方に連絡をされる可能性もあるため
しっかりと内容を説明できる出金のみ経費にしましょう。

まとめ

・領収書がなくても簡単に諦めず、証拠となる書類を集めて保管しておく

領収書がない場合に経費にするのは不安ですが
実際に事業上で必要な支出であれば経費にできるため
領収書以外の証拠書類を整えて、しっかり節税しましょう。

この記事を書いた人

野村 篤史税理士法人のむら会計 代表(公認会計士・税理士)
金沢で50年続いている会計事務所、税理士法人のむら会計を運営。
ITの知識・金融機関監査の経験を生かし
普通の税理士事務所+αのサービスを提供。

【著書・掲載実績】
図解でざっくり会計シリーズ2 退職給付会計の仕組み(中央経済社)
賢い節税で会社を強くする方法教えます(月刊経理ウーマン 特集ページ) 
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