Pocket

経営者はいつも忙しく、常に自身の事業のことを考えています。
それでも全てやりたいことができず「忙しくてできませんでした…」という言葉を聞くのはよくある話です。
しかし、1日が24時間なのは誰でも同じ条件で、その中でも成果を出す人と出さない人がいます。

その違いを、有名なフレームワークを基に、事例も入れてイメージしやすいように記載できればと思います。

時間管理のマトリックス

「7つの習慣」という本はご存じでしょうか?
スティーブン・R・コヴィー博士が書いたビジネス書で、全世界で2,000万部を超える売上を上げています。
著書の中で一番有名ともいえるのが「時間管理のマトリックス」です。

「時間管理のマトリックス」は,時間を割くべきタスクについて
重要度と緊急度の有無に応じて4つに分類するフレームワークです。
縦軸に「重要 ・重要でない」、横軸に「緊急・緊急でない」を設定すると
以下の4つの領域が出来上がります。

第一領域: 重要である×緊急である
第二領域: 重要である×緊急ではない
第三領域: 重要ではない×緊急である
第四領域: 重要ではない×緊急ではない

時間管理マトリックス

先に結論からいうと、「時間管理のマトリックス」によるタイムマネジメントの肝は
重要ではない第3領域及び第4領域を無くし,第2領域をできる限り拡大していって
その結果として第1領域も可能な限り圧縮させること
にあります。

重要でない仕事を無くしていく

第4領域の仕事をなくしていくのは言わずもがなですが
第3領域の仕事が意外に多くありませんか?

私は経営者になって「いらない情報が無限に送られてくる」という感覚を覚えました。
一度名刺交換しただけで勝手に送られてくる郵便物やメールマガジン。
名刺交換すらしていなくても営業電話が日々かかってきます。

また、会社の業務でも紙とデータで同じことを2重にして、意味があるの?と思う仕事が自社でも多かったです。
それらを「営業の電話は取次しないように」と職員にお願いしたり
郵便やメールは即捨てる、業務フローを変えて2重の仕事をなるべくなくすように変えていきました。
重要でない仕事を無くす作業です。

重要で、緊急性がない仕事の時間を強制的に確保する

次に、第1領域と第2領域はどちらも重要なのですが
何も意識しないと「重要×緊急」の第1領域をするだけで日々が過ぎています。
なぜなら先に緊急性がある仕事をしないと業務がまわらなく
また、仕事は完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」から。
これは「パーキンソンの法則」と言われるものですが、実体験でもそう感じます。
結果、私自身もそうなりがちですが、第2領域の時間がゼロという経営者もいらっしゃるかと。

第2領域の時間は経営者にとって
将来のビジョンや人材育成、経営戦略を考えるなど「会社の未来を作る時間」です。
1日の仕事時間の9割を「会社の未来を作ること」に使っている経営者と
1割を使っている経営者、どちらが将来売上を上げる可能性が高いでしょうか?
当然、前者の方が可能性が高いです。

まとめ

第2領域は緊急性がないため、時間を使わなかったからといって
今すぐに会社がダメになることはありません。

しかし、意識しないと他の領域の仕事が膨張して時間をとることができません。
そこで、例えば「毎週水曜の朝1時間は第2領域に使う」と
強制的に時間を確保するのが有効な手段
となります。
ぜひ、「会社の未来を作る」時間を確保してください。

この記事を書いた人

野村 篤史税理士法人のむら会計 代表(公認会計士・税理士)
金沢で50年続いている会計事務所、税理士法人のむら会計を運営。
ITの知識・金融機関監査の経験を生かし
普通の税理士事務所+αのサービスを提供。

【著書・掲載実績】
図解でざっくり会計シリーズ2 退職給付会計の仕組み(中央経済社)
賢い節税で会社を強くする方法教えます(月刊経理ウーマン 特集ページ) 
Pocket